[재택근무 시대] ② 재택근무 필수품 '협업 도구', 어떻게 골라야 할까?

재택근무의 세 가지 필수요소 협업 도구, 보안 시스템, 업무 분배

협업도구 별 제공 기능 달라... 기업의 데이터 통제 기능도 필요

코로나19로 인해 많은 기업이 재택근무를 실시함에 따라 재택근무를 하지 않는 기업 구성원들 사이에서 불만이 나오고 있다. 모든 직원이 재택근무를 할 수는 없겠지만, 적어도 재택근무가 가능한 직군을 선별해 재택근무를 활성화해야 한다는 지적이다. 이에 기업이 재택근무를 실시하려면 어떤 준비가 필요한지 업계의 관심이 쏠린다.
 

[사진=게티이미지뱅크 제공]

2일 인사(HR) 업계에 따르면, 재택근무를 실시하려면 기업은 협업 도구, 보안 시스템, 업무(Job) 분배 등 세 가지 준비가 필요하다.

협업 도구란 멀리 떨어진 직원들이 한곳에 모여 일하는 것과 같은 효과를 낼 수 있도록 메신저나 이메일과 같은 소통(커뮤니케이션) 기능을 제공하는 IT 시스템을 말한다. 협업 도구의 대표적인 사례로 전 세계 유료 가입자 수 약 2000만명의 마이크로소프트 팀즈와 약 1200만명의 슬랙이 꼽힌다. 국내 기업도 네이버 라인웍스, NHN 토스트 워크플레이스, 토스랩 잔디 등 다양한 협업도구를 시중에 선보였다.

코로나19 확산으로 인해 이전과 비교해 최대 5배 관련 문의가 증가하는 등 협업도구에 대한 기업들의 관심이 크게 늘어나고 있다.

모든 협업도구가 일관된 기능을 제공하는 것은 아니다. ICT 업계 관계자는 "협업도구 별로 제공하는 기능과 서비스가 상이한 만큼 기업에 필요한 기능이 무엇인지 파악하고 이에 맞는 최적의 협업도구를 찾는 것이 중요하다"고 조언했다.

예를 들어 팀즈의 경우 마이크로소프트의 클라우드 문서도구 오피스365와 연동성을 강점으로 내세우고 있다. 문서작업이 잦은 기업에게 적합한 협업도구라는 평가가 나온다. 슬랙은 팀원의 일정을 프로젝트별로 관리할 수 있고, 기업에 필요한 다양한 추가기능을 개발해 연결할 수 있다. 개발자가 많은 조직에 적합하다.

라인웍스의 경우 일반 메신저 라인를 활용해 기업 외부 인원과 협업을 할 수 있다. 타사와 협업이 잦거나, 프리랜서(단기 계약직 포함)를 많이 이용하는 조직에 적합하다.

업계에 따르면, 비공식적으로 국내 협업도구 시장 1위는 팀즈, 슬랙, 라인웍스가 아니라 카카오톡이다. 많은 중견기업과 스타트업이 재택근무를 결정하면서 카카오톡으로 업무 상황을 공유하고 있다. 카카오톡을 개발한 카카오조차 예외는 아니다.

하지만 카카오톡은 일반 메신저라 기업용 협업도구에 필요한 보안과 데이터 통제 기능을 제공하지 않는다는 단점이 있다. 이에 카카오엔터프라이즈는 카카오톡을 토대로 하는 기업용 협업도구를 개발해 올해 중에 시장에 선보일 계획이다.

협업 도구는 외부인이 기업 내부 커뮤니케이션 상황을 알 수 없도록 관련 보안 기능을 제공해야 한다. 외부인이 내부 소통 채널에 참여할 수 없도록 막거나, 외부인이 참여한 경우 경고 알림을 띄워 이를 모두에게 알려주는 기능을 제공해야 한다.

또한 협업 도구에는 기업의 인사·IT 시스템 관리자가 기업 구성원들의 참여·탈퇴를 관리하고 모든 대화 내용을 기업의 IT 시스템에 저장·확인하는 데이터 통제 기능이 필요하다. 빠르게 정보가 오가는 메신저나 이메일을 통해 기업의 중요 정보가 외부로 유출되는 것을 막고, 향후 법적 분쟁이 생겼을 때 증거물로 활용하기 위함이다.