(충정로 칼럼) 녹색경영 실천은 종이문서 줄이기부터

윤심 삼성SDS 정보기술연구소 센터장

윤심 삼성SDS 정보기술연구소 센터장(상무)

얼마 전 방송에서 샐러리맨 1인이 일주일 동안 쓴 종이 사용량은 일반 성인의 키 높이를 능가한다는 내용이 방영된 적이 있다.

이는 하루 종이 사용량 약 6.7Kg, 복사지로 따지면 약 2700장의 분량이다.

그렇다면 기업은 업무적으로 얼마나 많은 문서를 사용하고 있을까?

국내 모 은행의 경우 업무규정에 따라 보관을 위해 사용하는 종이 문서량만 연간 2.4억 장에 이른다.

신규 거래 시 들어가는 종이 비용이 1장에 1200원 정도다. 이런식으로 현재까지 전체 기업이 사용하는 종이문서는 연간 약 100억 장이 된다. 2012년이 되면 이는 140억 장으로 늘어날 예정이다.
 
이렇게 발생되는 기업의 문서를 전자문서로 대체하면 어떤 효과가 있을까?

은행권은 서류관련 비용이 건당 372.9원 절감된다. 화물운송·통관 등 제반서류를 100% 전자문서로 대체하면 수출입 물류시간이 약 25% 단축되고 매년 3000억원 이상의 무역비용이 절감되는 효과가 있다. 

전자소송의 경우 매년 약 5000억원의 비용절감, 전자세금계산서는 연간 3000억원 규모의 납세협력비용이 절약된다. 신용카드전표 수거,보관 등에 연간 1200억원의 비용을 아낄 수 있다.
 
이와 같은 전자문서 활용 효과를 통해 기업의 종이문서는 점진적으로 전자문서로 대체될 것으로 예측되고 있다. 

전자거래기본법, 전자서명법, 전자정부법 등을 통해 전자상거래와 전자민원행정서비스에서 전자문서로 많은 부분이 처리될 수 있도록 하는 정부의 노력이 종이없는 거래에 많은 기여를 하고 있다.

컴퓨터로 만들어진 전자 문서는 쉽게 복사될 수 있어 원본임을 증명해야 하는 경우에 전자문서의 원본 증명을 어렵게 만들 수가 있다.

이에 정부는 원본을 스캔한 스캔문서(전자화 문서)와 원래 전자적으로 생성된 전자문서를 공인전자문서 보관소에 보관하면 법적으로 진본성의 효력을 부여 받게 되는 ‘공인전자문서 보관소’ 제도도 시행하고 있다.
 
그러나 아직 전체 업무 영역이나 일반 기업 전체에까지 전파되지는 못하고 있는 것이 현실이다. 
 
정부는 전자적 본인 확인 방법의 명시적인 확대에 나서야 할 것으로 보인다. 보안기술이 계속 발전해가고 있어 공인인증서 방식 외에도 업무 특성에 맞춰 높은 효율을 낼 수 있는 다양한 대안이 필요하다.

이를 테면 신용카드전표 서명에 사인 패드의 활용, 텔레마케팅에서의 녹취 활용 등이 바로 그것.  기업 상거래 문서를 확실하게 전자적으로 전환시키기 위해서는「전자거래기본법」을 보완해 본인 확인정보를 포함한 전자문서 보관의 경우에 대면 거래에 사용이 용이한 다양한 전자적 서명수단을 활용할 수 있는 명시적인 근거가 마련돼야 할 것이다. 
 
다음으로 공인전자문서보관소의 활성화 지원이다.

예를 들면 공공의 기록관리법과 민간의 전자거래기본법으로 나누어진 민ㆍ관 기록정보를 통합 활용할 수 있도록 표준화해 공공기관의 상거래 문서의 전자화를 촉진하는 방안이다.

산업계에서는 업종에 특화된 전자문서 활용 서비스 모델을 개발하여 산업 전반의 경쟁력을 강화해야 한다. e-비지니스의 효과는 개별 기업보다는 업종 수준에서 표준화되고 연계된 모델을 구축하는 경우가 훨씬 뛰어나고 개별 기업으로서 서비스 구현이 불가능한 영역도 많다.

의료 EDI, 보험 방카슈랑스, 카드 전자전표 등이 좋은 예이다.

컨버전스 시대에서는 자본시장통합법, 민간의료보험 활성화 등 국내 환경변화 뿐만 아니라 글로벌 변화에도 산업 전체가 적극적으로 대응해야 한다.

의료부문의 의료정보유통, 제조업 공급망의 화학물질정보유통 등은 국내 산업계가 공동으로 표준 서비스모델을 개발해야만 글로벌 경쟁력을 갖출 수 있다. 
 
가장 중요한 종이없는 비지니스 수행의 주체인 기업의 노력으로는 업무 프로세스 혁신, 고객서비스 차별화 등 전사적 전략 차원에서 종이없는(Paperless) 비즈니스 전환 등이 있다.

서류를 전자문서로 단순 대체하는 형태나 단위 부서의 단순 경비절감 차원으로 접근해서는 성공할 수 없다. 이를 위해서는 경영층의 강력한 리더십을 필요로 한다. 종이문서 중심 업무담당자의 저항, 변화에 대한 고객의 혼란 우려, 정부 감독기관의 설득, 법적 분쟁 시 효력 등의 이슈가 있어 더욱 그러하다. 

90년대만 하더라도 수십 권의 바인더 문서 수십 세트를 트럭에 실어 납품하고 서버나 소프트웨어를 구매하면 매뉴얼을 보관하기 위해 큰 벽장 캐비넷을 찾아 나서던 것이 이제는 터무니 없어 보이듯 현재의 종이문서 중심의 기업환경이 10년 이내에 과거 속의 추억으로만 연상됐으면 한다.

2012년 140억 장으로 추정되는 기업의 종이문서 중 80% 이상은 전자문서로 관리해 녹색 경영의 실천 뿐 아니라 진정으로 기업의 업무 효율을 높여 전체 산업의 경쟁력을 향상시킬 수 있기를 희망한다.