명품 인생을 만들어가는 리더의 ‘시간관리’ 법칙

대부분의 사람들은 시간을 어떻게 보낼지에 대한 계획을 세우는 것을 오히려 ‘낭비’라고 생각한다.

그러나 성공한 사람들의 생각은 다르다. 그들은 ‘성공’이라는 행운이 시간을 계획적이고 효율적으로 사용한 데서 시작됐다는 것을 잘 알고 있다. 피터 드러커는 “계획 없는 실행이 모든 실패의 원인이다”라고 말했다.

‘Time Power 잠들어 있는 시간을 깨워라’의 저자 브라이언 트레이시는 계획을 잘 세우면 그만큼의 수익이 뒤따른다고 설명한다. 계획하는 데 1분을 투자하면 실행에서 10분을 절약할 수 있다는 것이다.

ABCDE로 중요도 우선 결정

가치 있는 일을 먼저 시행하라. 브라이언 트레이시는 삶의 모든 영역에 파레토 법칙을 적용하라고 말한다. 이 원리는 활동의 20%가 나머지 80%를 무시해도 좋을 만큼 중요한 일은 따로 있다는 것이다. 하루 동안 실행해야할 사항이 10개가 있다면 그 가운데 2개가 나머지 모두를 합친 것보다 더 가치 있다는 것이다. 따라서 일을 시작하기 전에는 상위 20%의 업무를 우선적으로 결정하는 것이 필요하다.

우선순위에 따라 업무를 조직화하는 방법은 활동목록 앞에 알파벳 ABCDE 가운데 하나를 적어 잠재적인 결과를 예측한 후 업무에 임하는 것이다.

A는 반드시 해야 하는 것으로 가장 먼저 시작한다. B는 하지 않으면 좋지 않은 결과가 뒤따르는 것을 말한다. 동료의 질문에 답하거나 회신을 보내는 일 등이 여기에 속한다.

C는 실행 여부에 따라 큰 변화가 초래되지 않는 것을 말한다. D는 다른 사람에게 위임 가능한 것. E는 불필요한 사항으로 제거해도 무방하다.

조용한 침입자, 시간 낭비의 요소

시간을 가장 많이 빼앗는 요소는 다름 아닌 ‘자기 자신의 습관’이다. 낭비의 문제는 스스로가 맞서 싸워야 한다.

패트릭 포사이스는 저서 ‘전략적 시간관리’에서 시간 낭비의 문제를 해결하는 방안을 소개한다. 먼저 어려운 일일수록 미루지 말고 즉시 해결하라는 것이다. 의사결정이 미뤄지다 보면 실행마저도 뒤쳐지게 되기 때문이다.

하기 싫은 일일수록 철저히 계획하라. 하기 싫은 일의 목록에는 체크 표시를 해둬 빠뜨리지 않고 해낼 수 있도록 한다.

좋아하는 일에만 매달려서는 안 된다. 자기가 좋아하는 일에만 파고들게 되면 아무리 많은 시간을 소비해도 스스로 인식하지 못하게 되기 때문이다. 이는 곧 하기 싫은 일을 뒤로 미루게 되는 핑계로 작용할지도 모른다.

15분 단위로 쪼개서 관리하라.

경제 평론가로 알려진 니시무라 아키라는 ‘CEO의 다이어리엔 뭔가 비밀이 있다’에서 ‘1시간 4분할법’을 소개한다. 1시간이라는 커다란 축을 관리하는 것은 어려우니 4개의 영역으로 분할해 통치하라는 것이다.

이언 그린은 저서 ‘시간관리가 돈 관리다’에서 15분 동안 한 일에 대해 색깔별로 분리해 칠해두라고 말한다. 초록은 개인시간이나 가족과 함께 시간을 보냈을 경우, 검정은 관리 업무, 노랑은 이동시간 등으로 정리해두는 것이다. 이렇게 하루를 마무리하면 각각의 색깔에 따라 소비한 시간을 퍼센트로 환산해볼 수 있다. 이것은 곧 내가 얼마만큼의 시간을 어떻게 보내고 있는지에 대한 구조조정의 밑그림이 된다.

아주경제= 정진희 기자 [e-mail]
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