한국후지제록스, 관세사무소 업무 효율화 '문서 자동화 솔루션' 출시

[사진제공=한국후지제록스]

아주경제 박재홍 기자 =한국후지제록스는 문서 사용량이 많은 관세사무소의 업무 효율화를 위한 문서 자동화 솔루션 ‘CDPS(Customs Document Process Solution)’를 출시했다고 19일 밝혔다.

관세사무소는 수출입 통관신고의 업무 특성상 신고서 및 각종 첨부서류 등 다양한 문서를 다루며, 이 문서들을 관리하고 저장하는 데 많은 시간과 비용을 소요한다.

후지제록스의 이번 문서 자동화 솔루션 ‘CDPS’는 관세사무소의 기존에 수작업으로 이루어지던 업무 프로세스의 문제점을 해결하는 것에 초점을 맞춰 개발됐다.

이 솔루션을 활용하면 신고일자 및 신고번호 별 문서를 자동 분류하고 저장하는 것이 가능하며, 원하는 문서를 키워드로 검색해 쉽게 찾을 수 있고, 종이문서를 전자문서로 변환해 다양한 보안 기능을 적용할 수 있어 문서 보안을 강화하는 것은 물론, 문서 보관 공간을 절약할 수 있는 것도 특징이라고 한국후지제록스는 설명했다.

사용자는 수출입 관련 문서를 복합기의 스캐너에 넣고 스캔 버튼만 누르면 된다. 스캔시 OCR(광학식 문자 인식, Optical Character Recognition) 기능을 통해 신고번호와 신고일자 등 문자를 추출하고 문서를 자동 분류해 보관하기 때문에 수작업으로 인한 오류를 최소화할 수 있다. 또 인식한 신고번호로 파일명을 자동 생성하므로, 일일이 파일명 입력 작업을 하지 않아도 된다. 이러한 프로세스 개선을 통해 문서 작업에 소요되는 시간을 기존 대비 약 50% 줄일 수 있다.

이와 함께 수출입 문서뿐 아니라 워드, 파워포인드, 엑셀 등 관세사무소에서 생성되는 모든 종이문서와 전자 문서를 ‘도큐웍스(DocuWorks)’라는 하나의 포맷으로 통합 관리할 수 있다.

도큐웍스는 편집, 보안, 주석 기능을 제공하며, 문서를 다른 직원들과 편리하게 공유할 수 있어 원활한 커뮤니케이션을 돕는다. 또한 폴더 및 파일별로 비밀번호를 설정할 수 있어, 허가되지 않은 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 제한한다.

우에노 야스아키 한국후지제록스 대표이사 사장은 "문서 프로세스를 개선하는 것만으로도 비용과 시간을 크게 절약하고 생산성을 높일 수 있다"며 "앞으로 관세사무소 뿐 아니라 다양한 업종의 과제를 해결할 수 있는 맞춤형 솔루션을 지속적으로 출시해 고객의 성장에 기여해나갈 것"이라고 말했다.